iTender Планирование закупок

В процессе осуществления закупочной деятельности каждое предприятие сталкивается с множеством задач, которые необходимо решать максимально эффективно. Одной из таких важных задач является планирование закупок. Планирование – это необходимое и обязательное условие существования каждого современного предприятия и успешного бизнеса.

Зачем планировать закупки?

Цель планирования закупок – своевременная поставка необходимого товара (продукции) высокого качества. И от того на сколько эффективно выстроен процесс планирования и обеспечения предприятия необходимыми и качественными ресурсами, во многом зависит и эффективность производственной деятельности и, соответственно, бизнеса в целом.

Планирование закупок – это первый и очень важный этап во всей цепочке обеспечения компании необходимыми ресурсами.

Основные задачи, стоящие перед сотрудниками компании при планировании закупок:

  • Определить и согласовать потребности производства в необходимых ресурсах
  • Консолидировать на уровне компании потребности подразделений
  • Обеспечить бесперебойность процесса производства путем непрерывного поступления необходимых ресурсов
  • Проконтролировать выполнение плановых закупок

«Головная боль» в планировании закупок

В планировании потребностей производства возникает масса разных трудностей и проблем. Выделим некоторые из этих трудностей:

Сбор потребностей

Если предприятие имеет развитую филиальную сеть или у него множество подразделений, то собрать потребности с каждого подразделения, обработать их и ничего не «потерять по дороге» становится довольно трудоемкой работой. Добавим к этому разницу в часовых поясах, приводящую к проблемам коммуникации между филиалами и центром. Если головное подразделение в Калуге только начинает работать, то сотрудники в Хабаровске в это время уже могут заканчивать рабочий день. А ведь еще надо задать множество вопросов для уточнения «что же именно, когда и сколько им этого надо?». Такие «уточнения», как правило, проводятся по телефону и занимают массу времени. Знакомая ситуация?

Консолидация

Потребности с подразделений собраны и теперь их надо консолидировать и свести в единый годовой комплексный план закупок (ГКПЗ). На этом этапе также возникает масса сложностей. Идентичные по номенклатуре закупки надо объединить, сформировать потребности компании по месяцам и сопоставить с выделенным бюджетом. В случае если номенклатура состоит из тысяч позиций, формирование ГКПЗ растягивается на 2-3 месяца.

Согласование поставки

Очень часто, процесс согласования сроков поставки занимает много времени. В тоже время, конечному «внутреннему» потребителю всегда важно знать определенный (нормативный) срок поставки необходимого ресурса и точно знать, когда именно он это получит.

Контроль выполнения плановых и срочных поставок

Достаточно распространена и ситуация, когда поставка необходимых ресурсов на предприятие осуществляется с задержкой, и конечный потребитель (скажем, сборочный цех) о задержке не уведомлен. Производство зависит от данной поставки и, таким образом, может простаивать, что влечет существенные убытки для бизнеса.

Система iTender Планирование закупок предназначена для эффективного решения следующих задач:

  • Формирование сводных потребностей подразделений
  • Внесение изменений и согласование потребностей как внутри подразделения/филиала, так и между подразделениями/филиалами и материнской компанией (холдингом)
  • Формирование ГКПЗ и внесение согласованных изменений в этот план
  • Согласование сроков поставки (прогнозный срок поставки, фактический срок поставки)
  • Контроль сроков поставки (отслеживание местонахождения товара, заказанного на этапе планирования). Это очень важно для принятия соответствующих управленческих решений на производстве. Ведь даже небольшая задержка в поставке товара на 1-2 дня может самым критичным образом сказаться на производстве

Web-интерфейc cистемы iTender Планирование закупок позволяет уполномоченному специалисту компании подключаться к Системе с любого современного мобильного устройства и использовать все возможности Системы из своего персонального кабинета.

Основные преимущества внедрения системы iTender Планирование закупок

  • Повышение контроля над процессом планирования закупок на любом этапе и уровне компании: повышение управляемости процесса поставок, обеспечение качественных и своевременных поставок, сокращение накладных расходов при планировании, снижение ошибок и рисков в планировании.
  • Повышение эффективности использования капитала: выявление точек перерасхода и причин образования неликвида, минимизация складских запасов за счет планирования своевременных поставок.
  • Автоматическое формирование годового комплексного план закупок (ГКПЗ) с поддержкой следующих функциональных возможностей: анализ потребностей подразделений, согласование потребностей подразделений, формирование плана с учетом плановых и фактических данных за предшествующий период.
  • Планирование поставок ресурсов и материалов с учетом потребностей и расхода за предшествующие периоды (статистически устойчивые закупки).
  • Консолидация потребностей подразделений по товарным группам.
  • Аналитическая отчетность в разрезе показателей: подразделения, виды бюджета, отчетные периоды и т.д. (в том числе, проверка соблюдения норм 223-ФЗ и 44-ФЗ).
  • Инструменты визуального контроля процесса формирования и исполнения плана, календарь событий.
  • Интеграция с внутренними системами предприятия и внешними ресурсами, например с ООС (223-ФЗ, 44-ФЗ).
  • Импорт документов (интеграция) из учетных систем (1C) для подтверждения исполнения контракта/договора.
  • Отчетность по утвержденным формам (№1-контракт, №1-закупка).

Директора бизнес-подразделений компании в любой момент времени должны представлять, что происходит с выполнением плана и почему возникают те или иные отклонения. Чтобы повысить эффективность всей цепочки выполнения плана, необходимо знать слабые места. Система iTender Планирование закупок позволяет контролировать выполнение плана в рамках прав доступа на любой период времени.

Таким образом, руководитель любого ранга может получить в режиме реального времени актуальную информацию по исполнению плана. Это поможет принять своевременные качественные управленческие решения для воздействия на сложившуюся ситуацию.

Заказать презентацию